Veel mensen hebben een haat-liefdeverhouding met hun takenlijst. Aan de ene kant geeft het structuur aan je dag. Aan de andere kant is het vaak een onmogelijke missie om alles wat op je takenlijst staat gedaan te krijgen. Het gevolg? Frustratie. Gelukkig kun je dát voorkomen door een realistische takenlijst te maken. Onze timemanagement-expert Björn Deusings deelt zijn beste tips!

Waarom werkt mijn takenlijst niet?

Dát je een takenlijst maakt, verdient al een compliment op zich. Maar helaas gaat het bij veel mensen mis bij het opstellen van een takenlijst. Zij verwarren een takenlijst met een wensenlijst. Oftewel: ze schrijven alles op wat ze graag vandaag zouden willen doen. Ongeacht of het werkelijk haalbaar is om dat alles in één dag gedaan te krijgen!

Daar zit ‘m nu juist het probleem. We lijden massaal aan de planning fallacy: we onderschatten de tijd die een taak kost én we overschatten de tijd die we beschikbaar hebben op een dag.

Ongemerkt plan je soms voor wel 10 uur aan werk op een dag in, terwijl je lang niet zoveel tijd beschikbaar hebt. Je denkt misschien dat je een verslag wel even schrijft in 1 uur, maar in de praktijk blijkt het 2 uur te kosten. Of je moet na een vergadering een debriefing rondsturen waar je helemaal geen rekening mee had gehouden in je planning.

Daarnaast vergeten we vaak dat zoiets als e-mails versturen tijd kost en dat er elke dag wel dingen tussendoor komen waar je geen rekening mee had gehouden. Denk aan een telefoontje dat je niet onbeantwoord kunt laten. Of een online vergadering die uitloopt.

Het gevolg van dat alles? Dat je alwéér met een onvoldaan gevoel je (thuis)werkdag afrondt.

takenlijst maken

Maar… een takenlijst maken is wél zinnig

Dat je to do-lijst op dit moment vooral één grote bron van frustratie is, betekent niet dat een takenlijst een slecht ding op zich is. Zeker niet! Takenlijsten zijn handige dingen, om een paar redenen:

  • Zodra je een taak op papier schrijft, hoeft die taak niet de hele tijd door je hoofd te spoken. Dat geeft rust in je hoofd.
  • Je laat je minder afleiden door “Oh ja, ik moet ook nog…”-gedachten, waardoor het beter lukt om geconcentreerd te werken.
  • Als je taken kunt afstrepen, geeft dat je een shot dopamine. Het levert je een voldaan gevoel op.
  • Takenlijsten zorgen voor structuur in je dagelijkse workload. Ze helpen om alles wat er moet gebeuren te verdelen over je werkuren.
  • Je vergeet dankzij een takenlijst minder snel dingen die moeten gebeuren.
  • Je kunt je focus beter houden bij waar je nu mee bezig bent. Je weet immers: alles wat hierna moet gebeuren, heb ik al op papier staan.

Máár om een takenlijst te laten slagen, moet je wel een góede takenlijst maken.

Een takenlijst is geen verzameling van alles wat er moet gebeuren en wat je graag zou willen afronden. Het is een realistische lijst met helder afgebakende taken die passen binnen je beschikbare tijd.

Hoe maak ik een goede takenlijst?

Een goede takenlijst is een takenlijst die realistisch en haalbaar is en die ook een helder overzicht van je taken biedt. Dat betekent dat je om een goede takenlijst te maken aan een paar punten moet voldoen:

  • Er mag geen enkele taak ontbreken op je takenlijst.
  • Je hebt maar één takenlijst, niet vier lijstjes of rondslingerende memo’s.
  • De takenlijst moet concrete taken bevatten (geen vage projectomschrijvingen).
  • Elke taak mag maximaal 30 minuten kosten. Andere taken zet je in je agenda.
  • Voor de takenlijst heb je goed ingeschat hoeveel tijd elke taak kost én heb je dit ingepast in de beschikbare tijd die je hebt.
  • De genoteerde taken zijn ook écht de eerstvolgende taken voor een project. Er komt niet nog iets voor.

Verder is het belangrijk dat je een takenlijst altijd combineert met een agenda. Een agenda en een takenlijst vormen samen een helder timemanagement-systeem.

  • In je agenda noteer je afspraken, eventuele reistijd (alhoewel je die bij thuiswerken nauwelijks hebt) en tijdblokken die je voor bepaalde dingen hebt gereserveerd.
  • Op je takenlijst noteer je de taken die je los daarvan vandaag gaat aanpakken.

Time management expert Daan vertelt je er graag meer over in deze video:

Meer timemanagement-tips?

Even tussendoor: ben jij gek op handige en praktische tips voor jouw planning en timemanagement-systeem? Dan kun je je hart ophalen bij Tijdwinst en bij mij, Björn, op Instagram. Volg ons daar voor allerlei praktische tips op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit.

Hoe maak je een takenlijst? 6 stappen!

Een takenlijst maken pak je goed aan door deze 6 stappen op te volgen.

1. Zorg voor een overzicht van ál je taken

Een takenlijst is bedoeld om een compleet overzicht te hebben van de taken die je vandaag moet oppakken. Dat betekent dat álle taken op je lijst moeten staan.

Je herkent het misschien wel van een boodschappenlijstje. Je gaat naar de supermarkt voor margarine, bananen en meel om een bananenbrood te maken. Last minute besluit je dat rozijnen er ook wel lekker in smaken. Die rozijnen onthoud je wel, denk je. Dus schrijf je ze niet op je lijstje op. Drie keer raden wat je uiteindelijk tóch niet hebt meegenomen uit de supermarkt. Juist, dat wordt bananenbrood zónder rozijnen!

Zo werkt het ook met een takenlijst. Denk niet dat je een paar taken (zoals die ene e-mail beantwoorden) wel onthoudt. Een takenlijst is juist bedoeld om je hoofd volledig te ontlasten. Plaats er dus álle taken op die je te doen hebt en zie daarbij niets over het hoofd.

2. Maak je taken heel concreet

“Werken aan evaluatierapport” is geen taak. Dat is een vage omschrijving van wat je wilt gaan doen. Het is een verzameling van een heleboel acties, en je kunt het zo breed of smal opvatten als je wilt. Heb je die taak afgevinkt als je er een uur aan hebt gewerkt? Als je de inleiding hebt geschreven? Als je alle resultaten hebt verwerkt? Of als het complete rapport af is?

Met zo’n vage omschrijving kun je niet goed inschatten hoeveel tijd het je kost en blijf je zitten met een onvoldaan gevoel. Je hebt geen idee wanneer deze taak af is.

Noteer daarom bij het maken van een takenlijst altijd concrete taken op je lijstje. Concrete taken zijn acties waarvoor je redelijk goed kunt inschatten hoeveel tijd het kost en waarvan duidelijk is wanneer deze af is.

Dit zijn voorbeelden van concrete taken voor op je takenlijst:

  • een reactie sturen op een klacht van een klant;
  • een intranetbericht schrijven;
  • een eerste versie van het logo ontwerpen;
  • een offerte maken;
  • een factuur maken en mailen naar klant X.

3. Krijg helder wat de eerste stap is voor een actie

Iets wat vaak misgaat bij het maken van een takenlijst is dat de actie die je hebt genoteerd niet de eerstvolgende actie is. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om te noteren ‘interview met Jetske’ als je nog helemaal niet met Jetske hebt besproken of je haar kunt interviewen. De eerste actie om op je takenlijst te noteren, is dan Jetske benaderen voor een interview en een datum prikken.

Zo zijn er wel meer situaties denkbaar waarin er acties voorafgaan aan de actie die jij in gedachten hebt. Als dat het geval is, loopt het vaak spaak bij het zetten van een stap. Jij wilt bijvoorbeeld een hoofdstuk voor het jaarverslag schrijven, maar daarvoor heb je eerst de cijferresultaten van de Finance-afdeling nodig. Of je wilt een artikel schrijven over een takenlijst maken in Word, maar merkt dat je eerst online research moet doen om daarmee te kunnen starten. Dan is dát de eerste actie, niet het schrijven van de tekst.

Je brein geeft altijd de voorkeur aan makkelijk uitvoerbare taken. Die heb je snel afgevinkt (= een dopamineshot!). Dus als jij een taak in je agenda hebt staan waar eerst vijf voorbereidende acties voor nodig zijn, is het niet gek dat jij maar even in je mailbox duikt. Dat levert je sneller een vinkje op!

Als jij heel helder voor jezelf maakt wat de eerste stap is en díe op je to-do-list zet, dan is de kans kleiner dat je naar je mailbox klikt voor afleiding. De taak is dan makkelijker op te pakken en af te ronden.

4. Zorg ervoor dat taken niet meer dan 30 minuten kosten

Vanwege die voorkeur voor snel afvinkbare taken houdt ons brein niet van taken die veel meer tijd kosten. Het duurt dan nogal een tijdje voordat je een taak van 2,5 uur hebt afgestreept. Bovendien is de kans groot dat je tijdens een grote taak van 2,5 uur een keer gestoord wordt of je focus verliest. Daardoor gaat er soms meer tijd in zitten dan je denkt.

Daarom adviseer ik cursisten altijd om grote acties niet op je takenlijst maar in je agenda te noteren. Schat daarvoor goed in hoeveel tijd die taak kost en ruim die tijd er ook voor in.

In het algemeen is het goed om voor alles wat je moet doen, te kijken of het in je agenda of op je takenlijst moet komen te staan. Maak daarvoor voor elke actie een realistische inschatting van de tijd die het kost.

  • Kost een actie minder dan 30 minuten? Zet het op je takenlijst.
  • Duurt een actie langer dan 30 minuten? Reserveer er (ruim!) tijd voor in je agenda.

Merk je dat je vaak de benodigde tijd te krap inschat? Houd dan eens een tijdje (met een stopwatch of met een tool als Toggl) bij hoeveel tijd je aan bepaalde taken kwijt bent. Zo kun je realistischer inschatten hoeveel tijd je voor bepaalde taken nodig hebt.

5. Check of je takenlijst haalbaar is

Kijk voordat je met je takenlijst aan de slag gaat altijd na of alles wat erop staat passend is binnen de tijd die je hebt. Daar gaat het vaak mis, zo merk ik in trainingen.

Daarom is mijn beste tip: plan maximaal 70-80% van je beschikbare tijd vol met taken (uit je agenda en takenlijst). Reserveer altijd 20% voor onverwachte taken of structurele dingen als je mailbox.

Specifiek kunnen deze tips je helpen om niet structureel met tijdgebrek te worstelen:

  • Houd altijd ruimte vrij voor onverwachte taken, zoals vragen van collega’s, chatgesprekken die wat langer duren of mensen die je bellen.
  • Plan ook je pauzes in je agenda in. Weersta de verleiding om door te werken “omdat je zo lekker bezig bent”. Pauzes zijn belangrijk voor je concentratie.
  • Ruim elke dag tijd in voor het verwerken van e-mails. Je verwerkt ze trouwens efficiënter met de OHIO-methode. Wij zijn fan!
  • Reserveer altijd iets meer tijd voor vergaderingen. Houd bijvoorbeeld standaard rekening met uitloop en met voorbereidingstijd vooraf.
  • Plan ook reistijd in als je afspraken op locatie hebt.

6. Houd je werk-privégrenzen aan

Nu heb je eenmaal een waterdichte en goede takenlijst liggen. Maar daarmee ben je er nog niet. Zoals ik al zei: er komen altijd dingen tussendoor waar je niet op had gerekend. Bij thuiswerken misschien nog wel meer dan op het werk.

  • Je puberdochter vraagt of je even kunt helpen met haar wiskundehuiswerk.
  • De buurvrouw komt een pakketje ophalen en maakt van de gelegenheid gebruik om gezellig bij te kletsen aan de deur (terwijl jij al tijdnood hebt).
  • Je partner appt je met prangende vragen over het boodschappenlijstje.
  • Je mede-thuiswerkende huisgenoot zit om een praatje gelegen en komt even bij je buurten.
  • De volle wasmand staart je vanuit een hoek van de kamer aan, waardoor je opeens beseft dat er ook nog wasjes gedraaid moeten worden.

Zo kun je ook privé een hele takenlijst opbouwen. Daarvoor zijn twee trucs:

  1. Leer nee te zeggen. Geef het aan als je aan het werk bent en geen tijd hebt voor tussendoordingen die langer duren dan doorgeven welke boter je partner precies moet kopen. En weersta die volle wasmand. Zet hem om het hoekje en ga verder met je werk.
  2. Maak een aparte takenlijst voor privézaken. Noteer daarop bijvoorbeeld ‘was doen’ zodra dat in je opkomt als moet-ik-nog-doen-ding of ‘cadeau kopen voor Marieke’. Dan komt dat na je werk weer.

takenlijst maken

Ken jij de handige tools voor een takenlijst maken al?

Je kunt een takenlijst nog steeds ouderwets op papier maken. Voor sommige mensen gaat er niets boven taken afstrepen met een ouderwetse pen. Maar er zijn ook allerlei digitale alternatieven.

Zelf zijn wij fan van Todoist. Maar er zijn meerdere alternatieven: wat dacht je van de app To Do. Lees in dit artikel hoe je slim gebruik kunt maken van deze takenlijst-app. Je kunt deze ook eenvoudig koppelen aan andere tools, zoals Outlook.

Daarnaast kun je natuurlijk een takenlijst maken in Word en daarop gedurende de dag dingen afstrepen of een takenlijst maken in Excel. Verder biedt Outlook de optie om een to-do-lijst te maken, bijvoorbeeld onderin je Outlook-agenda. Dan kun je onder je agenda voor die dag in de notities zetten wat je aan to-do’s hebt staan.

Meer handige timemanagement-tools ontdekken?

Bij Tijdwinst.com werken we dagelijks met handige tools om slimmer en efficiënter te plannen en te werken. En we duiken graag in de nieuwste tools die je werk nog makkelijker maken. In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ verklap ik nog veel meer handige tools én fijne tips om een slim timemanagement-systeem in te richten. Hierin vind je ook praktische takenlijst-voorbeelden om je op weg te helpen.

Mensen vroegen ook

Hoe kun je een takenlijst bijhouden?

Een takenlijst bijhouden vraagt erom dat je niet eenmalig een takenlijst maakt, maar daarop steeds opnieuw de taken noteert die erbij komen. Zet die uiteraard niet allemaal op je takenlijst voor vandaag (die is waarschijnlijk al vol), maar noteer ze bijvoorbeeld voor morgen of volgende week. Probeer taken altijd direct te noteren zodra ze binnenkomen. Zo voorkom je dat je dingen vergeet. Een digitale takenlijst werkt het prettigst, omdat je die altijd bij de hand hebt. Gebruik bijvoorbeeld de app To Do: daarin kun je altijd en overal een takenlijst online bijhouden.

Wat is het verschil tussen taken en een takenlijst in Outlook?

Een taak is een actie die moet gebeuren en die je wilt bijhouden totdat je de taak hebt afgerond. Een takenlijst is een overzicht van al die acties in Outlook. Op de support-website van Microsoft kun je hier meer over lezen.

Hoe maak je een takenlijst in Excel?

Een takenlijst maken in Excel doe je door in één kolom de taakomschrijving te zetten, in de kolom daarna de mate van prioriteit en daarnaast de eventuele deadline. Verder kun je notities toevoegen, bijvoorbeeld linkjes of documenten die je bij de taak nodig hebt.

Volg een training thuiswerken en krijg meer gedaan in minder tijd

Ben je benieuwd hoe ook jij je tijd bij het thuiswerken slimmer kunt benutten? Hoe je voorkomt dat je steeds úren kwijt bent aan e-mails, lange calls of taken die uitlopen? En hoe het je lukt om meer gedaan te krijgen, je privétijd te bewaken en met een goede focus aan het werk te blijven? Volg dan onze 1-daagse training thuiswerken. Daarin leer je (online) om meer uit jezelf, uit je werk en uit je samenwerkingen te halen. Of je nu op kantoor of thuis werkt.

Wie zijn wij? | Training Thuiswerken

Tijdwinst is als trainingsbureau al ruim 20 jaar gespecialiseerd in slimmer (samen)werken, op kantoor én vanuit huis. We geven trainingen door het hele land (en online) om professionals daarbij te helpen. Zo volgen mensen bij ons trainingen rondom timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen.

Ben je nieuwsgierig naar ons trainingsaanbod of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites en schrijf je direct in voor één van onze trainingen.