Hoe kun je effectief remote werken en voorkom je afleiding? 7 tips!

Werken vanaf een tropisch eiland, met je voeten in het strandzand of aan je eigen keukentafel. Bij remote werkenkan het allemaal. Steeds meer werkgevers zijn afgestapt van het idee dat je altijd maar op kantoor moet werken. Remote werken maakt productiever, vergroot je werkplezier en kan je werk-privébalans verbeteren. Maar, zo benadrukken experts, je moet het wel goed aanpakken.

Wat komt aan bod?

1. Wat betekent remote werken?
2. Wat is hybride werken?
3. De voordelen van remote werken
4. Is remote werken voor mij?
5. Hoe kun je het beste remote werken?

Misschien ken je de term “digital nomad”. Wellicht droom je er zelfs van één te zijn. Digital nomads zijn mensen die de wereld over reizen en ondertussen vanaf allerlei mogelijke plekken werken. Ze klappen hun laptop open in een hippe strandtent, in een co-working space in Kaapstad of op een leuk terras in Rome. Een goede internetverbinding is alles wat ze nodig hebben om waar ze maar willen up & running te zijn.

Die mensen hebben remote werken helemaal in de vingers. Maar het is goed om te weten dat remote werken niet standaard een doorslaand succes is. Je moet er wat handige tips voor kennen om het echt goed aan te pakken en niet in valkuilen (zoals uitstelgedrag, te vaak ‘s avonds doorwerken of eindeloos veel video-meetings) te trappen. 

Laten we eerst een stapje terug doen…

Wat betekent remote werken?

Remote werken heeft als betekenis dat je niet werkt op kantoor, maar vanaf een andere locatie. Bijvoorbeeld vanuit huis, in een café, in een co-working space of zelfs op een tropische bestemming ver buiten de Nederlandse landsgrenzen.

De meeste mensen zullen remote werken vanuit Nederland. Je werkt bijvoorbeeld een paar dagen per week thuis of verruilt de grijze kantoormuren af en toe voor een inspirerend koffietentje. Bij sommige bedrijven is het mogelijk om remote te werken in het buitenland. Er komen zelfs steeds meer bedrijven die volledig remote werken. Denk aan Facebook en Amazon. Het maakt hen niet uit of jij nu in je Nederlandse rijtjeshuis, in Rio de Janeiro of in een New Yorkse wolkenkrabber zit, als je maar een laptop voor je neus hebt staan.

Bij Tijdwinst zijn we dan misschien geen Facebook of Amazon. Ook wij hebben ervaring met volledig remote werken. Zo werkt onze communicatieadviseur Inge remote vanuit Spanje. Via videotools hebben we dagelijks contact. Enige nadeel: je wordt er als collega wel mee geconfronteerd dat jij in plaats van aan de keukentafel nu ook onder een Spaanse palmboom had kunnen zitten. 

Wat remote werken is, verschilt per baan en per werkgever. Voor de één zal het betekenen dat je in je caravan reizend de wereld over kunt trekken. Voor de ander houdt het in dat je af en toe flexibel vanuit huis kunt werken. Overigens is werken op afstand niet altijd een optie. Zo is dit uiteraard lastig als jij kleuterjuf bent. De gemiddelde vierjarige zal zich niet door een computerstem in het gareel laten houden.

Meer gebruikelijk dan volledig remote werken, is hybride werken.

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent dat je een deel van de tijd op kantoor werkt en een deel van de tijd remote. Oftewel: je hebt de mogelijkheid om flexibel te werken vanuit huis, maar er wordt wel verwacht dat je soms op kantoor verschijnt.

Het handige aan hybride werken is dat je je werkzaamheden kunt afstemmen op de plek waar je werkt. Zo is het voor vergaderingen wellicht handig als je op kantoor bent. Aan focustaken werk je misschien liever thuis, zonder bellende collega’s om je heen of mensen die je steeds vragen stellen. Bij hybride werken kun je je dagindeling en takenlijst afstemmen op waar je werkt.

De voordelen van remote werken

Het lijkt zo gewoon: elke dag van en naar je werk reizen. Maar gezond is dat niet, zo blijkt. Amerikaans onderzoek laat zien dat dagelijks heen en weer reizen naar je werk (inclusief files, stress en alles wat erbij komt kijken) nogal wat gevolgen heeft:

• Je bloedsuikerspiegel en cholesterol nemen toe.
• je hebt een hoger risico op depressie en neerslachtigheid.
• Je ervaart minder geluk en voldoening.

Daar komt nog bij dat het vele reizen niet bevorderend is voor je productiviteit. In een andere Amerikaanse studie zegt 77% van de geënquêteerden productiever te werken als ze remote werken. Verder geeft 30% aan bij thuiswerken meer te bereiken in minder tijd en 24% doet bij thuiswerken hetzelfde werk in minder tijd. En nog iets: 52% van de ondervraagden zegt zich minder vaak af te melden van werk, zelfs als ze ziek zijn, als remote werk een optie is.

Veel positieve geluiden dus! Kort samengevat zijn dit de voordelen van (deels) remote werken:

• Je kunt je beter concentreren. Dit komt doordat je focustaken kunt bewaren totdat je thuis werkt en er dan ongestoord aan kunt werken (zonder luid bellende collega’s of mensen die voor elk wissewasje aan je bureau staan).
• Het vergroot je creativiteit en inspiratie. Het is prettig dat je je werkomgeving kunt afstemmen op wat je doet. Als je in je eentje brainstormt over een contentkalender, is het wellicht fijner om in je creatieve hobbykamer of in een hip koffietentje te zitten dan achter je computer tussen de bakstenen.
• Je hebt meer ontspantijd. De gemiddelde Nederlander heeft 50 minuten woon-werkverkeer op een dag. En dat is nog maar een gemiddelde. Als je niet hoeft te forenzen, scheelt dat veel tijd op een dag. Die tijd kun je bijvoorbeeld gebruiken om tot rust te komen en zo je werk beter los te laten.
• Je werk-privébalans verbetert. Althans, het is niet de bedoeling dat je onder werktijd wasjes draait en tijdens het avondeten nog met een half oog je mailbox in de gaten houdt. Dan raakt de balans juist zoek. Maar als je het goed aanpakt, kan thuiswerken zeker je werk-privébalans verbeteren. Door het wegvallen van de reistijd heb je meer tijd voor jezelf of voor je gezin. En het bespaart je haasten om op tijd bij de kinderopvang te zijn of maakt het makkelijker om een paar keer per week te sporten.
• Je bent flexibel. Stel je voor: je hebt om 14.00 uur een tandartsafspraak. Dan is het best een gedoe om eerst naar kantoor te gaan, dan op tijd richting de tandarts te vertrekken en daarna thuis je hele werksetting te installeren om verder te werken. Het is handiger als je op zo’n dag thuiswerkt, tussendoor even op de fiets naar de tandarts gaat en dan weer verder kunt gaan.

Is remote werken voor mij?

Of remote werken iets voor jou is, hangt onder andere af van je werkhouding. Remote werken mag dan veel voordelen hebben, er kleven ook wat nadelen aan op afstand werken. Die moet je zien te tackelen om remote werken voor jou te laten slagen. Het belangrijkste ingrediënt daarvoor? Discipline!

Let bijvoorbeeld op het volgende:

• Een inkopper: zorg altijd voor een goede wifi-verbinding. Werken in de caravan klinkt misschien fantastisch. Maar dat is het niet (althans, niet voor je collega’s) als jouw signaal steeds wegvalt wanneer je door de bushbush rijdt.
• Houd focus en voorkom privé-afleidingen. Als je flexibel werkt vanuit huis of al rondreizend aan het werk bent, liggen de afleidingen vaak op de loer. Kun je niet even snel een was wegwerken? Je kind tussendoor helpen met zijn huiswerk? Of naar het strand gaan nu het toch mooi weer is? Het is zaak om duidelijke afspraken met jezelf te maken. Wanneer is jouw privétijd voor strandwandelingen, huiswerkhulp en wasgoed? En wanneer stort je je op werk?
• Blijf in contact met je teamgenoten. Ook al zie je je collega’s niet dagelijks op kantoor, je wilt wel betrokken blijven bij het team. De beste oplossing daarvoor is om soms nog wel naar kantoor te gaan. Plan die kantoordag dan op dagen dat je collega’s ook komen of dat er een vergadering gepland staat. Daarnaast is het handig om ook op thuiswerkdagen regelmatig contact te zoeken met collega’s. Heb je iemand echt al lang niet gesproken? Schiet een video-afspraak in om elkaar bij te praten.
• Voorkom dat je te lang doorwerkt. Als je computer op de eettafel staat, is er altijd de verleiding om “nog even snel” een e-mail te beantwoorden of een verslag te lezen. Waak daarvoor en baken je werk- en privétijd af.
• Werk aan een ijzeren discipline. Niemand die het bij remote werken opvalt als jij een uur dromerig naar de kabbelende zee staart. Je moet dus zelf je eigen stok achter de deur zijn. Ben jij niet zo goed in jezelf gemotiveerd aan het werk houden? Dan is remote werken misschien minder jouw ding.

Of nou, het kan wel jouw ding worden. Lees het boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ van onze timemanagement-expert Björn: hij legt je uit hoe je met focus en planning meer gedaan krijgt in minder tijd. Levert extra tijd op om alsnog de zee in te duiken!

Hoe kun je het beste remote werken? 7 productiviteitstips!

Remote werken kan dus veel voordelen hebben, als je het maar goed en productief aanpakt. Hoe je dat doet? Wij geven je 7 productiviteitstips waarmee jij met on remote werken meer gedaan krijgt door niet harder maar wel slimmer te werken.

Tip 1. Volg een normaal werkritme

Ook al ben jij misschien totaal geen ochtendmens en heb je na 8 uur ‘s avonds je meest productieve uren, probeer toch normale werktijden aan te houden. Dat is ten eerste fijn voor je collega’s: zij kunnen je bereiken via telefoon of e-mail als ze aan het werk zijn. Ten tweede is het voor jezelf een goede stok achter de deur. 

Als jij met jezelf afspreekt om bijvoorbeeld elke dag om 8.30 uur te beginnen en om 17.00 uur te stoppen, dan heb je een goede motivatie om uit bed te komen, kun je een realistische dagindeling en takenlijst maken en weet je wanneer het tijd is om je werkdag als “voorbij” te beschouwen.

Zijn de werktijden op jouw werk minder strak en ben je echt geen ochtendmens? Dan kun je wellicht andere afspraken maken. Maar ga er wel altijd over in gesprek met je collega’s. Zo weet je zeker dat jouw manier van werken niet alleen voor jou, maar ook voor je team goed werkt.

Tip 2. Stem je planning af op je productiviteit én werkplek

Het grote voordeel van remote of hybride werken is dat je je werkzaamheden kunt afstemmen op de plek waar je werkt. Maak hier slim gebruik van door elke week bewust bepaalde taken op kantoordagen te plannen en bepaalde taken op dagen dat je ergens anders werkt. 

Ga je bijvoorbeeld deze week een verslag schrijven waar je in opperste concentratie aan wilt werken? Plan dat dan op je thuiswerkdagen.

Heb je een ander project waarvoor je veel aan je collega moet vragen? Werk daar dan aan op de dag dat je op kantoor bent.

Tip 3. Maak afspraken met je team

Zeker bij volledig remote werken, maar ook als je deels op afstand werkt, is het belangrijk dat jij en je team heldere afspraken maken. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat je hele team een fysieke vergadering heeft en dat jij daar niet bij kunt zijn omdat er geen videoverbinding geregeld is. Of dat je om de haverklap gebeld wordt voor dingen die jullie niet per se telefonisch hoeven af te stemmen.

Kortom: afspraken zijn belangrijk. Daarmee voorkom je frustraties in het team, verbeter je de onderlinge communicatie en kunnen jullie betere prestaties leveren als team.

Zo is het fijn om met elkaar het volgende te bespreken:

• Wat zijn jouw werkdagen en werktijden?
• Wanneer ben je wel/niet bereikbaar en wanneer alleen voor spoedgevallen?
• Hoe kunnen mensen je voor spoedvragen bereiken?
• Welke andere communicatiemiddelen gebruiken jullie en waarvoor?
• Hoe doen jullie het als er een vergadering op locatie is en niet iedereen op kantoor werkt die dag? Komt er dan een videoverbinding?
• Welke (betaalde en gratis) tools of programma’s hebben jij en je teamleden nodig om ook vanaf afstand in contact te blijven?
• Hoe houden jullie elkaar up-to-date over projecten?
• Wanneer spreken jullie elkaar op kantoor?

Tip 4. Zet niet alles op de e-mail, maar kies het juiste communicatiemiddel

Wist je dat e-mail één van de dingen is waar veel kantoormedewerkers zeeën van tijd aan kwijt zijn? Dat is zonde, want e-mail is niet altijd het handigste communicatiemiddel. Daarom onze tip voor remote werkers: ga bij elke mogelijke e-mail na of dit wel echt de beste manier is om erover te communiceren. 

Over het algemeen is ons advies: kies bij onderwerpen waarover je uitgebreid wilt overleggen voor videobellen. Dat heeft een paar voordelen:

• Je kunt het gezicht van de ander zien. Daardoor kun je het aan het gezicht van je collega aflezen als iets onduidelijk is.
• De drempel ligt lager voor de ander om vragen te stellen.
• Je bent niet heel veel tijd kwijt aan het opstellen van een uitgebreide e-mailtekst.
• Je voorkomt dat je e-mail bij de ander op een grote stapel belandt, omdat hij echt even moet gaan zitten voor jouw lange boodschap.
• Je kunt direct je scherm met de ander delen om dingen toe te lichten.

Nu is een videogesprek heus niet altijd nodig. Dit is hoe je verschillende communicatiemiddelen het beste kunt gebruiken:

• Een videogesprek is handig als je wilt brainstormen, een uitgebreide vraag voorleggen of iets wilt bespreken wat te ingewikkeld is voor een korte e-mail. Gebruik daarnaast videogesprekken voor projectupdates of als je constructieve feedback wilt geven. Geef nooit feedback via e-mail, maar breng het persoonlijk.
• E-mail is goed bruikbaar om documenten, briefings, debriefings, offertes, etc. te sturen. Ook voor korte vragen is e-mail bruikbaar, maar wel alleen als het niet erg is wanneer het antwoord een aantal uur of een dag op zich laat wachten.
• Chatten, bellen of appen is geschikt voor vragen die niet kunnen wachten, bijvoorbeeld als je tegen een technisch probleem aanloopt. Let op: stem met je team af welke vorm jullie gebruiken bij spoedzaken. Zo hebben je collega’s misschien niet altijd toegang tot de chat; dan is bellen wellicht handiger.

Extra tip voor videocalls: maak een 1:1-lijst

Videobellen is reuze-handig, maar voorkom wel dat je om de haverklap met collega’s in videogesprekken zit voor kleine vragen. Een handige oplossing daarvoor is de 1:1-lijst. Dat is een lijst waarop je voor elke collega opkomende vragen of verzoeken noteert. Zodra je lijst gevuld is met een paar punten, plan je een gesprek om daarin alles in één keer te bespreken.

Dat is fijn voor jou (het scheelt je een aantal videogesprekken) én voor je collega (die wordt niet steeds gestoord voor kleine dingen).

Wil je meer van dit soort praktische tips om slimmer (samen) te werken? Volg Björn en Tijdwinst op Instagram en krijg dagelijks handige tips voor timemanagement, effectief thuiswerken en slimme gesprekstechnieken.

Tip 5. Neem pauzes

Niemand wordt er productief van om urenlang achter elkaar te werken. Het is beter om in focusblokken te werken. Probeer bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek en werk daarbij in blokken van 50 minuten of 1 uur om daarna steeds een korte pauze te nemen. 

Vergeet daarnaast een langere lunchpauze niet. Ga er dan ook echt even uit. Eet je boterham niet achter je computer, maar maak een wandeling of ga even ergens anders zitten met een boek. Dat komt je concentratie, productiviteit en creativiteit ten goede.

Tip 6. Maak een realistische takenlijst

Een goede planning – daar begint het allemaal mee. Maar een goede planning is meer dan een opsomming van alles wat er maar moet gebeuren. Je wilt daar een prioritering in aanbrengen en bepalen wanneer je wat moet doen.

Daarom geloven wij dat je twee documenten nodig hebt om efficiënt te plannen:

1. Een takenlijst waarop alle concrete taken staan waar je op een dag aan gaat werken. Die taken maak je zo behapbaar mogelijk, dus niet “werken aan projectplan”, maar wel “bellen met Jens om input te verzamelen” en “inleiding schrijven voor projectplan”.
2. Een agenda waarin je tijdgebonden dingen noteert, zoals afspraken of deadlines.

Zorg verder voor een realistische takenlijst. Houd elke dag wat tijd vrij voor onverwachte dingen of mogelijke uitloop. Houd daarnaast bij hoe lang je gemiddeld over bepaalde taken (offertes maken, plannen schrijven, etc.) doet en reserveer die tijd er ook voor in je takenlijst. Vaak blijkt in de praktijk dat dingen meer tijd kosten dan je denkt.

Tip 7. Kies een georganiseerde werkplek waar je ongestoord kunt werken

Ook al kun je in principe je laptop overal openklappen, dat betekent niet dat dat altijd een goed idee is. Zo zal je waarschijnlijk niet heel productief zijn wanneer je in een indoor speelparadijs tussen de gillende kinderen zit en probeert om je op het jaarverslag te focussen. Kies dus een werkplek waar je daadwerkelijk fijn kunt werken en met niet te veel afleiding.

Werk je graag buiten de deur? Ga dan op zoek naar een co-working space of een koffietentje met werkvoorzieningen (zoals een afgesloten ruimte en genoeg stopcontacten). En werk je vanuit huis? Kies dan een werkplek met niet te veel afleidende spullen en papieren om je heen. Zo werk je waarschijnlijk fijner in een afgesloten kamer dan aan de eettafel naast je partner die op zijn vrije dag lekker rustig opstart.

Heb jij thuis geen ultieme zen-plek om ongestoord te werken? Haal dan je nieuwe beste vriend in huis: noise-cancelling headphones. Je zult ons later bedanken 😉

Wil je ook leren slimmer samen te werken vanaf afstand?

Wij leren je hoe jij en je team, ook als jullie niet samen op kantoor zitten, efficiënt kunnen samenwerken. Met zo min mogelijk afleiding, een goede focus en een goede samenwerking. Daar plukken jij, je collega’s en het bedrijf de vruchten van.

Volg daarvoor onze 1-daagse training thuiswerken. Daarin leer je hoe jullie ook als thuiswerker of remote werker je focus behoudt, efficiënt samenwerkt en voorkomt dat je hele dagen in lange meetings zit.

Ook handig: de cursus is geheel online te volgen. Dus of jij nu aan de keukentafel zit of op dit moment door Australië toert als digital nomad, de training is overal te volgen.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over remote werken

• Wat is een remote worker?

  Een remote worker is een medewerker die vanaf afstand werkt en dus niet (of niet altijd) op kantoor is. Je werkt bijvoorbeeld (deels) vanuit huis, werkt regelmatig vanuit het buitenland of werkt soms op een andere externe locatie. Ook als je niet op kantoor werkt, kan je werk door digitale tools gewoon doorgaan en ben je nog steeds bereikbaar voor collega’s.

• Waarom remote werken?

  Remote werken heeft allerlei voordelen, voor werknemers én werkgevers. Je wordt er vaak productiever van, kunt beter geconcentreerd werken en bent natuurlijk flexibeler. Verder geeft remote werken veel vrijheid. Het is bewezen dat medewerkers daardoor vaak meer werkplezier en voldoening ervaren. Wel is voor remote werken discipline vereist én zijn er goede afspraken nodig.

• Kan ik vanuit het buitenland werken?

  Of dat kan, is afhankelijk van jouw werkgever. Niet elke werkgever staat te springen als jij vertelt dat je naar het buitenland gaat verhuizen en wel hier wilt blijven werken. Daarom is het belangrijk om hierover het gesprek in te gaan. Denk alvast zelf na over een plan en de mogelijkheden. Je kunt zorgen bij je werkgever wegnemen door te laten blijken dat jij mogelijke problemen kent en daarvoor al oplossingen hebt. Als je dat hebt gedaan, zijn er soms zeker opties om vanuit het buitenland remote te werken voor een Nederlands bedrijf.

• Hoe kom je aan een baan?

  Er bestaan zeker vacatures voor remote werken. Een remote job kun je vinden via gebruikelijke vacaturesites door specifiek op zoek te gaan naar remote functies. Uiteraard kun je ook gericht kijken naar vacatures bij bedrijven die volledig remote werken, zoals Amazon. In branches als de IT en marketing of als freelancer heb je vaak meer kans om een remote baan te vinden.

Wie zijn wij? | Training Thuiswerken

Bij Tijdwinst helpen we professionals om slimmer (samen) te werken en om meer uit zichzelf, het werk en samenwerkingen te halen. Leer door slimmer (in plaats van harder) te werken – vanuit huis of op kantoor – meer gedaan te krijgen.

Om je daarbij te helpen, geven we door het hele land én online trainingen rondom onderwerpen als thuiswerken, timemanagement en snellezen.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.

• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog